Étape 5 : Mises à jour régulières

Objectifs : Actualiser continuellement les cartographies pour qu'elles représentent de manière précise les changements au sein de l'entreprise.

Éléments d'entrée : nouvelles données, modifications des infrastructures ou des processus.

Livrables de sortie : Cartographies mises à jour.

Moyens de procéder :

Établir un calendrier de mise à jour régulière.

Utiliser des processus ou scripts automatisés pour informer des nécessités de mises à jour.

Maintenir une communication étroite avec les départements pour capturer les changements dans les processus et les systèmes.

  • Établissement d'un calendrier de mise à jour : définissez un calendrier régulier pour la mise à jour des cartographies, basé sur la fréquence des changements au sein de l'entreprise et sur la volatilité des données. Ce calendrier peut être mensuel, trimestriel ou annuel, selon les besoins spécifiques de l'entreprise et la nature des données.

 

  • Automatisation des mises à jour : implémentez des processus ou des scripts automatisés qui surveillent les sources de données pour détecter toute modification nécessitant une mise à jour des cartographies. Ces automatisations peuvent tirer parti des systèmes ERP, des bases de données, ou des systèmes de gestion de contenu pour alerter les responsables lorsque des données changent.

 

  • Communication avec les départements : maintenez une communication régulière et étroite avec les différents départements de l'entreprise pour capturer les changements dans les processus, les infrastructures et les systèmes. Cela inclut des réunions régulières, des enquêtes, ou l'utilisation de plateformes collaboratives où les employés peuvent signaler les modifications pertinentes.

 

  • Processus de mise à jour des cartographies : lorsqu'une mise à jour est nécessaire, suivez un processus clair pour intégrer les nouvelles données et ajuster les visualisations. Cela peut inclure la révision des données, la modification des éléments visuels et la validation des nouvelles cartographies pour s'assurer qu'elles reflètent fidèlement les changements.

 

  • Tests et validation : avant de republier les cartographies mises à jour, effectuez des tests pour vérifier leur exactitude. Cela peut inclure des validations croisées avec des données réelles, des revues par des experts métiers, ou des tests d'usabilité pour s'assurer que les modifications sont compréhensibles et utiles.

 

  • Redéploiement et formation : une fois les cartographies mises à jour, redéployez-les sur les plateformes de partage appropriées et informez les utilisateurs de ces mises à jour. Organisez des sessions de formation si nécessaire pour aider les utilisateurs à comprendre et à exploiter les nouvelles informations disponibles.

 

  • Documentation et archivage : documentez chaque mise à jour des cartographies, y compris les raisons des changements, les personnes impliquées, et les feedbacks reçus. Archivez les versions précédentes des cartographies pour des références futures ou des audits.

 

  • Feedback continu : encouragez les utilisateurs à fournir des retours continus sur l'utilité et la précision des cartographies. Utilisez ces feedbacks pour améliorer les processus de mise à jour et assurer que les cartographies restent un outil précieux pour la prise de décision et la gestion de l'entreprise.
     

© Yann-Eric DEVARS - DYNAMAP. Tous droits réservés.

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